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SCHOOL

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Sistema para registro y gestión de estudiantes

SCHOOL V7. Es una obra en colaboración derivada de la obra School del ing. Javier Moreno Valencia, es un desarrollo totalmente nuevo que hace un cambio de paradigma ya que encuentra la experiencia de programación con el conocimiento profundo de las situaciones que se deben atender, se tomó como plataforma de desarrollo el lenguaje PHP con bases de datos MySQL principalmente por motivos de migración de datos y facilidades sobre la Web

Esta aplicación web le permite gestionar la información de estudiantes, profesores y notas de su entidad, adicionalmente puede gestionar la información de facturación, recaudos y cartera en integración con la aplicación CHEPE.
Guía rápida del estudiante Descargar en PDF
Guía rápida del profesor Descargar en PDF

Información relevante

Roles de Usuario

En SCHOOL es relevante el rol de usuario, lo cual permite determinar las funciones que puede ejecutar dentro de la aplicación los posibles roles de usuario son:
Estudiante
El sistema asumirá que se es estudiante si ha sido registrado en el módulo de admisiones.
Profesor
El sistema asumirá que se es profesor si ha sigo asignado como profesor a un grupo de estudiantes.

Los perfiles asignados a estos roles pueden ser configurados en la opción Configuración de la entidad, la cual se encuentra disponible en el menú configuración de la aplicación IDEAS.

Además de los roles mencionados, se acostumbra a contar con los roles de:
Decano
Las responsabilidades comunes del decano son: el control de notas, de grupos de grupos de estudiantes, la asignación de profesores, y resolución de problemas.
Auxiliar Administrativo
Las funciones mas comunes del auxiliar son: la admisión de estudiantes, la generación de actas de matricula, y cuando esta integrado con el sistema CHEPE la gestión del recaudo y de los gastos de la entidad.

Reportes predefinidos de SCHOOL

Los reportes predefinidos de SCHOOL (archivo p.php) son:
- Sabana de notas (idreporte=1):
Lista las notas de un estudiante en un programa y presenta promedios por ciclo ademas de un promedio total del programa.
- Notas por profesor (idreporte=2):
Lista las notas de todos los grupos a cargo de un profesor en un ciclo académico, este reporte le sirve al profesor como certificado de notas y la entidad para verificar el cumplimiento de las obligaciones de un profesor.

Sobre los Navegadores de Internet

Las aplicaciones Ideas están diseñadas para ser usadas en internet a través de navegadores web, algunos de las más conocidos son: Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera. Hemos probado que nuestras aplicaciones funcionan en la mayoría de ellos y en general su comportamiento es el esperado, y aunque recomendamos a nuestros clientes usar el navegador Firefox, esta recomendación no es obligatoria.

Problemas conocidos con navegadores

Google Chrome no interpreta bien las ventanas emergentes en forma modal (Es decir permite que el usuario se salga de ellas) lo cual hace que las ventanas de búsqueda queden en algunos momentos fuera de la vista del usuario, esto hace que la ventana desde la cual fue invocada la búsqueda quede en espera de una respuesta, aun cuando el usuario puede volver a la ventana principal, y por tanto, al hacer clic sobre cualquier elemento de la página principal, el elemento no reacciona (ventana congelada) por lo que el usuario reporta que el sistema no funciona.
Solución: El usuario debe cerrar la ventana de búsqueda que se encuentra fuera de vista, puede buscarla usando la combinación CONTROL+TAB (en Windows). Recomendamos no usar este navegador si se presenta este problema.

Tiempo de sesión

La plataforma se cierra automáticamente cada 20 minutos contados a partír de la última acción realizada, por tanto, si ud deja el navegador abierto pero sin uso durante 20 minutos cuando regrese deberá logearse nuevamente, para ello el sistema le presenta la opción de ingresar su contraseña y retomar la sesión.
Importante Si usted ingresa a otro menú o refresca la pagina en su navegador, la información que usted no haya guargado se perderá.

Procesos y procedimientos

Ingreso a la aplicación

Para poder acceder a la aplicación usted necesita que su entidad le haya concedido permisos para tal acción (le haya asignado una contraseña), en este proceso su entidad le debe informar sobre el url o dirección electrónica por la cual usted debe acceder, una vez usted acceda a la url encontrará una ventana similar a la siguiente:

Muchas entidades agregan un hipervínculo o un botón de acceso desde su página principal. Si no conoce esta información debe buscar al encargado de administrar el sistema en su entidad para que se la proporcione.

La información para acceso a la plataforma está compuesta por su tipo de documento de identidad, su número de documento de identidad y una contraseña que se la suministra su entidad, una vez acceda a la plataforma por primer vez le recomendamos que cambie su contraseña, lo cual se explica más adelante.

Importante: Es posible que al intentar ingresar a la aplicación se produzcan los siguientes mensajes de error:
- Documento no encontrado o contraseña incorrecta.
En ese caso verifique se su contraseña corresponda, si tiene dudas acerca de si posee permisos para acceder a la plataforma por favor comuníquese con el administrador del sistema, de igual forma si ha olvidado su contraseña, el administrador se la puede reestablecer.
- No tiene un servicio habilitado en este portal, por favor comuníquese con el administrador del sistema.
En este caso, comuníquese con el administrador del sistema para que revise sus permisos

Conocer el entorno de trabajo

Una vez usted accede a la plataforma esta lo redirige a un panel de aplicación tal como se ve en la imagen.

Hemos resaltado los aspectos que consideramos son importantes del entorno de las aplicaciones, los cuales procedemos a explicar a continuación:

1 - La barra de menús, desde la cual puede acceder a todas y cada una de las opciones a las que pueda llegar a tener acceso, siempre contendrá cuando menos tres opciones, el Inicio, donde se despliegan los datos personales y la opción de cambio de contraseña, la ayuda en la cual encontrará contenidos en línea y desde la cual podrá cambiar entre aplicaciones y el menú de salir.

2 - La barra de usuario y tiempo límite, indica que usuario está conectado y en cuanto tiempo se cerrará el sistema si se trabaja en él. Tenga en cuenta que si en un tiempo prudencial (generalmente 20 minutos) usted no hace nada en el sistema, el sistema cerrará la sesión, cuando usted retome actividades deberá volver a ingresar su usuario y contraseña.

3 - La barra de botones, En esta ubicación usted siempre encontrará un grupo de botones sobre el cual se ejecutarán las tareas más comunes, en el caso del panel el único botón disponible es el de ayuda, que lo llevará a la ayuda en línea.

4 - La barra de desplazamiento, las barras de desplazamiento no son un opción del sistema propiamente, sino una opción del navegador, esta sirve para desplazarse a lo largo de toda la página, es posible que hayan paginas donde por la cantidad de información que se presenta, no toda esté disponible y tenga usted que desplazarse por la ventana.

5 - Los paneles de mensajes, Estos mensajes aparecen en todos los paneles de aplicación y llevan consigo información que puede resultarle de importancia, pueden llevar hipervínculos que le llevan a otras páginas que quizá requieran de su atención.

6 - La barra de alertas, esta barra aparecerá en todas las páginas que el sistema le presente es importante que si le aparecen mensajes en ella por favor los lea, pues muchas de las posibles fallas en el ingreso de información o en los procesos del sistema se explican en esta barra de alertas.

7 - Panel de foto personal, en este panel usted podrá subir una imagen que será la imagen de su perfil dentro del sistema, algunas entidades no permiten la subida de imágenes por lo cual el panel no estará disponible.
Para subir su foto haga clic sobre el link actualizar, le saldrá una ventana emergente para que seleccione la imagen, una vez seleccionada la imagen haga clic en el botón guardar y luego en el botón Listo.

El modelo Plataforma - Aplicación

Aunque este es un concepto técnico es importante que usted como usuario lo comprenda pues tiene mucho que ver con la forma como usted interactúa con el sistema, al respecto es importante que comprenda que la plataforma está compuesta por varias aplicaciones, es decir una aplicación responde a una necesidad específica de la entidad mientras que la plataforma es el conjunto de soluciones que se ofrecen para esta entidad, al respecto podríamos comparar esto con las compras que hacemos un almacén, el mercado es el equivalente a la plataforma y cada una de las cosas que se incluyen en el mercado equivale a cada una de las aplicaciones.

Cuando usted ingresa con su usuario y contraseña lo que hace es ingresar a la plataforma, el ingreso lo hace a través de una aplicación, si necesita pasar a otra aplicación no es necesario que vuelva a ingresar su usuario y contraseña, usted encontrará en el menú ayuda un submenú por cada una de las aplicaciones que se encuentre instalada en la plataforma de su entidad desde el cual podrá acceder a cada una de ellas.

Configuración

Configuracion de reportes del sistema específicos para SCHOOL

Los reportes del sistema son aquellos que se invocan sobre las paginas p.php y e.php, usted puede ajustar algunas opciones en estos reportes de la siguiente manera:
Para modificar parametros del archivo p.php ello debe crear en la carpeta de la aplicación un archivo pcfg.php el cual debe contener un arreglo en la siguiente forma:
$rpt[idreporte][parametro]=valor;
Donde:
idreporte es el número de referencia del reporte, parametro es el parámetro que se quiere modificar y valor es el valor a asignar.

Los parametros que usted puede modificar son:
- Para el reporte de notas: {idreporte=1}
forma_nombre: Nombre de quien firma el reporte de notas.
firma_cargo: Cargo de la persona que firma.

Recomendaciones

Recomendaciones de seguridad

- Su contraseña es personal e intransferible.
La responsabilidad sobre la información ingresada por usted o por alguien que se haga pasar por usted, recaerá sobre usted, por esa razón le recomendamos que cambie su contraseña cuando menos la primer vez que esta le sea asignada por el administrador del sistema, lo mismo que cuando el administrador del sistema le reinicie la contraseña.
Recuerde que el sistema audita la mayoría de las acciones que usted hace dentro del mismo.

Manuales y herramientas de ayuda

Manual de Instalación y Mantenimiento

Este manual está dirigido a técnicos o ingenieros de sistemas de las empresas quienes operan los servidores, contiene las tareas cotidianas y como solucionar los problemas conocidos.
Descargar

Colección de preguntas frecuentes

Aunque las preguntas frecuentas estan incluidas en cada uno de los manuales de sistema, hemos integrado todas las preguntas frecuentes en un solo documento que usted puede descargar.

Preguntas frecuentes

Donde puedo ver una sabana de notas?

La sabana de notas esta disponible en el menú Reportes->Por estudiante, en el listado que se muestra se encuentra el link Notas

Cómo cambio mi contraseña personal?

Respuesta: Vaya al menú Inicio->Contraseña, el sistema le solicitará su contraseña actual, una vez la ingrese, puede ingresar su nueva contraseña, deberá ingresarla también en la casilla de confirmación, una vez las ingrese haga clic en el botón Modificar, el sistema le informará el resultado de la operación.

En este menú también podrá modificar su nombre de usuario, el cual aparece en parte superior derecha de la aplicación.

Olvide mi contraseña, Como puedo recuperarla?

Respuesta: En caso de no poder acceder al sistema debe comunicarse con el administrador del sistema para que le sea asignada una contraseña nueva.

Puedo entrar al sistema pero no me aparecen los menús que necesito, que hago?

Respuesta: Por favor comuníquese con el administrador del sistema para que revise sus perfiles de usuario y determine en forma adecuada sus permisos.

Mensajes de error

Error N 1 de instalación

Este error se produce cuando no existe el archivo de configuración app.php, posiblemente la aplicación no haya sido instalada correctamente.

Creditos

PHP

Utilizamos PHP como lenguaje del lado del servidor para desarrollar la plataforma IDEAS.

MySQL

Utilizamos bases de datos MySQL

XAJAX

XAJAX es una importante tecnología que nos permite actualizar partes específicas de una página web, pueden acceder a su sitio web haciendo clic en el siguiente enlace: Proyecto XAJAX

FPDF

Para la generación de reportes hacemos uso de la libreria FPDF

NuSOAP

Para la gestión de WebServices utilizamos la libreria NuSOAP

PHPexcel

Para la generación de archivos en formato Microsoft Excel utilizamos la libreria PHPexcel

LibChart

Para la generación de algunas gráficas utilizamos la libreria LibChart

PhpMailer

Para el envio de correos electrónicos en algunos casos usamos la libreria PhpMailer

Editores HTML

Hacemos uso de los siguiente editores HTML

WYSIWYG v1.0 RC3 por Ivón Arias (arias@elleondeoro.com) desde www.php-hispano.net

CKEditor™ The text editor for Internet™ http://ckeditor.com

jquery

Hacemos uso de las libreria jquery

Diseño grafico

Los aspectos de diseño grafico son realizados por el Ing. Cesar Fernandez http://ckm.co